Registre unique du personnel : un document obligatoire dans chaque entreprise

Le registre unique du personnel est obligatoire dans toutes les entreprises, quelle que soit la taille. Il permet de faire la transparence sur les emplois de chaque établissement.

Ce registre est à établir par l’employeur, qui recense tous les salariés de l’entreprise.

Il comporte des mentions obligatoires relatives à l’identification des salariés, à la date d’embauche, de départ ainsi que le type de contrat. Ce registre doit être conservé durant 5 ans après chaque départ de salarié.

Si votre entreprise comporte plusieurs établissements, il faudra alors que chaque établissement dispose de son propre registre.

Tous les salariés sont concernés, les intérimaires, les travailleurs à domicile, les travailleurs étrangers, les salariés détachés, les stagiaires.

La forme du registre n’est pas imposée, il peut être sous forme papier ou numérique. En revanche, des cahiers ou formulaires sont conçus spécialement à cet effet, et limitent les risques d’oubli de certaines mentions obligatoires.

En cas de contrôle et d’absence de registre, vous encourez :

• 750 € pour les personnes physiques
• 3 750 € pour les personnes morales 

Attention, cette sanction est appliquée autant de fois qu’il y a de salariés concernés !

Les mentions obligatoires qui doivent apparaître :

• Identification du salarié : noms, prénoms, date de naissance, sexe, nationalité…
• Carrière : emplois, qualification, date d’entrée et de sortie de l’entreprise…
• Type de contrat
• Pour les travailleurs étrangers : type et numéro d’ordre du titre valant autorisation de travail
• Pour les stagiaires : noms, prénoms, date de début et de fin de stage, noms et prénoms du tuteur, lieu de présence du stagiaire…

Le personnel doit y être inscrit par ordre chronologique des embauches et de façon indélébile.

Pour l’embauche d’une même personne avec des contrats successifs, il faut que chaque contrat soit indiqué sur une nouvelle ligne du registre avec les dates d’entrée et de sorties correspondantes.

Pour plus d’information : http://www.economie.gouv.fr/vous-orienter/entreprise/artisanat-commerce-ess-industrie-numerique/registre-unique-personnel