Bulletin de paie : bientôt électronique dans le public comme dans le privé !

Entreprises, secteur public, alors que la fiche de paie version papier était la norme, à partir du 1er janvier 2017 dans le privé et depuis le 6 août 2016 dans le public, le bulletin de paie dématérialisé va devenir progressivement la norme.

Aujourd’hui : le bulletin de paie version papier proposé par défaut

Depuis la loi de simplification du droit de mai 2009, vous avez la possibilité de remettre le bulletin de paie au salarié sous forme électronique. Pour ce faire, deux conditions doivent être réunies :

vous devez obtenir l’accord du salarié ;

vous devrez garantir l’intégrité des données.
 

Demain : le bulletin de paie dématérialisé sera la règle

Secteur privé : à partir du 1er janvier 2017

L’article 54 de la loi relative au travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels dite « loi travail », dispose qu’à compter du 1er janvier 2017, la dématérialisation deviendra la norme :  « Sauf opposition du salarié, l'employeur peut procéder à la remise du bulletin de paie sous forme électronique, dans des conditions de nature à garantir l'intégrité, la disponibilité pendant une durée fixée par décret et la confidentialité des données ainsi que leur accessibilité ».

Cet article inverse ainsi la règle d’option et fait du bulletin de paie électronique la solution de droit commun.

Toutefois, afin de respecter la préférence des salariés, en cas de désaccord de leur part, vous ne pourrez vous opposer à leur remettre ce dernier au format papier.

Secteur public : une dématérialisation progressive depuis le 6 août 2016

Le décret du 3 août 2016 relatif à la mise à disposition et à la conservation sur support électronique des bulletins de paye et de solde des agents civils de l'Etat, des magistrats et des militaires prévoit la dématérialisation progressive des bulletins de paie depuis le 6 août 2016.

Les ministères ont jusqu’au 1er janvier 2020 pour préciser la date et les modalités d’entrée en vigueur de cette réforme.

Ces documents, ainsi que les bulletins de pension, devront être mis à la disposition des agents sur un espace numérique sécurisé, avec une conservation des documents par la direction générale des Finances publiques (DGFiP), pendant toute la carrière de l'agent et jusqu'à cinq années après le départ en retraite.

Les agents étant dans l’incapacité de se connecter à un espace numérique sécurisé sur leur lieu de travail pourront demander à obtenir une version papier.

Lire aussi : Secteur public : la facture électronique obligatoire dès 2017

Pourquoi cette réforme ?

En plus de la réduction des impressions papier, la dématérialisation des bulletins de paie apporte de nombreux avantages, comme l’accélération des flux, la diminution des coûts de traitement, la diminution des frais d’envoi et la suppression d’une partie des surfaces de stockage.

Et en Europe ?

Selon le rapport public « Pour une clarification du bulletin de paie » remis par Jean-Christophe Sciberras le 27 juillet 2015, d’après une étude Solvay et de l’Association nationale des DRH (ANDRH) sur les facteurs de réussite et de freins de la dématérialisation :

 

« Le taux de dématérialisation atteint en France 15 % contre 95 % en Allemagne, 73% en Grande-Bretagne, 57% en Italie et 54 % en Belgique ».